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年鉴资料搜集的缺陷和应对之策

点击数:14012012-09-30 00:00:00 来源: 中国年鉴网

内容提要:年鉴资料缺失多,而出版管理部门对入鉴资料没有明确的规定,评奖时没有把入鉴资料的多与少、缺与失作为标准之一,造成一些单位片面追求版式的豪华和校对的质量,使应该入鉴的资料漏失,为以后修志埋下隐患,违背了我们编辑年鉴的初衷。此种情况必须引起年鉴界同仁的关注。

    关键词:年鉴质量;资料缺失;应对之策


  在第二轮修志工作中,年鉴应该是入志资料的重要来源,但遗憾的是年鉴资料的缺失较多,年与年之间的资料缺乏连续性,部门与部门之间的资料有重复性,所以有修志人员叹苦说:二轮修志好在年鉴(许多资料可用),坏在年鉴(该有的资料没有)。这件事告诉我们年鉴要正确定位,年鉴不同于当地的媒体,是宣传政府的喉舌,它的第一作用是存史,是资料的逐年积累,第二作用才是资政和育人。资料是志书的生命,也是年鉴事业生存和发展的前提,年鉴编辑要把好资料入鉴关。上级主管部门和出版管理部门的质量评比活动,要把入鉴资料的丰富与否在考评的分值上加大力度,引导各地年鉴编辑部门重视资料的搜集。

    一、资料缺失缺位的产生原因

  资料搜集是年鉴部门的常规工作,许多编辑已经驾轻就熟,但是按照志书的要求,按照年鉴为今后续志积累资料的要求,现在年鉴中还有资料缺失。如果现在不引起重视,若干年后修志就麻烦了。年鉴编辑与修志工作的衔接,应该从现在抓起,为后人修志创造条件。

  1.重要资料缺失。志书对入志内容有一条严格要求,就是横不缺项。凡是在本行政区域内的自然、政治、经济、文化等,都是被记述的对象,不能有缺项,否则就是不合格。即使有人认为要完全做到行不通,改为横不缺要项,但是要项缺失的还是较多。现在年鉴中容易缺失的资料有:党委中的干部任免、政府中的实事项目、建设中的重大工程、商业中的现代服务、规划中的地名管理、民政中的社区管理、社会生活中居民生活方式和质量、附录中的二次文献、人物中区域外的优秀人士等。造成年鉴资料缺失的原因:一是撰稿员新,不熟悉路径。年鉴的撰稿员队伍变化大,每年有新人加入,这些同志刚接触年鉴,对年鉴的基本知识还不懂,对年鉴编辑的感情还没有建立起来。因为这种原因造成资料缺失的较多,主要靠编辑的辅导和提醒加以弥补。二是撰稿员弱,搜集不到其他部门的资料。我们确定的撰稿员一般是办公室或者研究室人员,他们写报告或者搞研究行,但要协调本机关、本系统各单位,把重要的资料搜全搜齐,是需要一定资历和综合协调能力才能做到的。比如经济口、建设口、农业口等基层单位有许多,要搜集到全面而系统的资料确实有一定的困难。三是撰稿员懒,没有把为年鉴提供资料作为自己的本职工作,而是应付差事,匆忙完成任务,有的上交一份年度工作总结让编辑来选择。四是把关不严,造成年鉴资料的缺失。综合年鉴的审核有一定程序,但是实践证明,基层领导审核一般都比较马虎,上级机关和出版社的审查也没有对志书那样严格,同时年鉴的编辑出版周期短,有的年鉴还与当地的媒体争宠,要求在最短的时间内与读者见面,因而造成资料不全。

  2.供稿单位缺位。综合年鉴的编纂是按照区域内的行政系统来组稿的,政府管得着的,就能请他们提供资料,政府管不着的就无能为力,这是全国各地的通病。哪个编辑部能够突破这个难题,哪个地区年鉴的资料就全面。无法联系或者联系困难的单位和群体有:一是新设的机构,如开发区、社区、院校等,各地的机构变化大,每年有所变化,如果不及时增减撰稿单位,就有可能丢失某方面的资料。二是无隶属关系的单位,如金融部门、中央和省属单位、国有企业、大专院校、部队等,这些单位在这个区域工作、生产和生活,但是因为与编辑部无隶属关系,不能强令,只有通过协商来征集资料。三是新的学会、协会等民间组织,譬如海外联谊会、关心下一代协会、志愿者协会、收藏、集邮、骑游、游泳等组织发展迅猛,是一个地区人民生活的重要组成部分,但是这种资料在志书和年鉴中都很少有反映。四是无法联系的时尚一族,如车友会、宠友、网球俱乐部、老年书画社、企业家沙龙、单身俱乐部、亲子俱乐部等,这些新生事物也在我们身边,已经成为人们生活的重要内容,但志书和年鉴都难以搜集到资料。五是无法统计准确的群体,如工商个体户、外来农民工等,他们就生活在我们身边,为这个城市创造了繁荣,增添了生机,论他们的贡献应把他们载入史册,但翻一下各地的年鉴,能够做到记全记实的年鉴很少。

    二、拓宽资料搜集渠道的应对之策

  按理说,只要发生在本行政区域内的事情,这方面资料是能够搜集到的,有些地区和个别年鉴也做到了。现在搜集资料渠道不畅的原因,主要还是行政体制的约束和编辑陈旧的观念造成的,要改变这种状况,就要从组稿方式上动脑筋。

  1.变年终征稿为平时集稿。年鉴编纂的一般规律,十一二月份开会布置征稿任务,三四月份截稿,五六月份编辑,七八月份校核,九十月份出版。也就是说,组织稿源的时间集中在两个月左右。对于编辑而言,一年内最忙的只有四五个月,有足够的时间用于调查研究和搜集资料,拓宽资料搜集的面。这些资料包括文件、简报、总结、报告等。平时对这些上报的资料进行分类加工保管,到年度布置任务时,编辑认为重要的内容提醒撰稿员报上来,编辑也可以从这些文件、简报中直接编辑成条目。对编辑流程进行改革,由年终一次性征稿,变为平时积累资料,编辑要对自己分工的栏目内容做到胸中有数,这样如果基层撰稿员上报的资料有缺漏就能及时地被发现。请各部门、各系统与栏目编辑对应上报文件、简报等资料,应该作为年鉴工作的制度确定下来。

     2.变书面上报为电子供稿。传统的年鉴稿件上报方式已经落后,现在完全可以从政务网、局域网、因特网上报稿件,用电子供稿的方式可以提高年鉴编辑的速度和效益。这个要求对编辑提出了必须会电脑操作,至少在编辑部要有几个会电脑的年轻人才行。时代进入了信息化,年鉴工作应该跟上这个步伐。年鉴编辑不仅要在网上接收来稿,同时要在网上编辑、网上征求意见,也可以在网上发现入鉴的资料。现在多数政府部门有自己的网站,有的内容十分丰富,编辑应该从他们的网上发现资料,运用资料,使我们年鉴的内容越来越精彩。

  3.变无偿征稿为有偿征集。有些民生方面的资料通过行政渠道无法搞到,但这些资料又十分重要,我们必须改变传统的征稿方式,对这些与政府无隶属关系的团体和协会以及个人,采取有偿征集的方法搜集资料。譬如工商个体户的资料,可以通过工商局下属的个私协会提供;外来农民工的资料,可以通过政法委下属的外来人口管理办公室、公安局的户政科、劳动局的综合保险部门征集;民间收藏、艺术家沙龙等资料,可以通过民政局下属的社团管理局去组织征集;暂时无对应的部门或者组织,如车友会、宠物会等时尚组织,可以邀请特约撰稿员提供资料,也可以用发包的形式请社会友人供稿。这种杂志社能够做到的办法,年鉴也可以采用,关键是有人和出钱。物色到合适的特约撰稿员有难度,但如果年鉴在一个地区有知名度,还是有人写的。有偿征集是必要的,人家与年鉴没有撰稿的义务,他们付出了劳动应该得到回报。

  4.变上下级关系为朋友关系。年鉴编辑部门在一个地区是无大权力的冷线部门,但是在征集资料的过程中也有架子,朝南坐的派头还存在,下不了基层上不了门,靠电话指挥征稿的现象普遍存在。有红头文件、有条例规定,一些部门和单位有义务提供资料,但是他们提供多少资料,文件和规定上没有那么详细,所以材料多不多,资料全不全,决定权还在各部门和各单位。年鉴编辑人员与基层撰稿员和分管领导交朋友很重要,许多用红头文件解决不了的问题,通过人缘地缘顺利地解决了,这样的例子不胜枚举。你放下架子,虚心请教,不耻下问,必定能够感动撰稿员和分管领导,少一些硬邦邦的电话训导,多一些面对面的指导;少一些居高临下式的部署,多一些研讨协商式的沟通;少一些大会部署,多一些小组活动;少一些电话联系,多一些上门拜访。建立朋友型的编辑和撰稿员队伍,对于提高年鉴编辑水平十分重要。多下基层调查研究也应该列入编辑部人员考核的内容之一,把它作为一项制度确定下来。

    三、编辑在资料缺失上负有重大责任

  高素质的编辑一看到撰稿员的来稿就知道缺什么,低水平的编辑分不清稿子的优劣,拿到篮子里的都是菜,撰稿员报什么,他编什么。撰稿员报得多,他就编得多,报得少,他就编得少。所以提高编辑的业务水平是编撰出高质量年鉴的关键。

  1.在查找资料缺失上下工夫。撰稿员上报的条目是否缺漏重要内容,是否捡了芝麻丢了西瓜,栏目编辑的审查十分重要,可以从四个路径去查找缺失的资料:一是从年度大事记中找,大事记中有的内容,条目中应该有反映。二是从党委、政府的工作报告与条目的对比中找,两个报告多数年鉴都作为特载入书,每个编辑人员都要认真学习,把年度的中心工作、重点工作、特色工作在年鉴中加以重点反映。三是从历年年鉴的资料中找,为保持资料的连续性,重要资料每年都要有,如果往年有的资料今年没有就是缺漏。四是从各地优质的年鉴对比中找,各地年鉴特别是连年得奖的年鉴是编辑学习的典范,从他们好的资料中发现自己的不足。

  2.在图文和文表的结合上下工夫。条目是年鉴的血肉,当然十分重要,但是图、照片、数据、表格也是不可缺少的资料,编辑也要下工夫搜集。一图胜千言,好的图片和表格,不仅可以活跃版面,而且可以增添丰富的资料。如果编辑不注意搜集,基层撰稿员往往就会遗漏不报。应该把条目、图片、表格作为同等重要的资料要求基层上报。

  3.在搜集二次文献和相关资料上下工夫。年鉴最根本的任务就是保存资料,有的条目在记述年度工作时有纵向对比的资料,或者有横向对比的内容,编辑可以作为相关信息附在条目之后。有些专业部门的规划、统计调查、专业报告等,资料不可多得,可以选优录用。

  4.在调查研究和采编结合上下工夫。年鉴编辑的一个通病,调查研究能力弱,编人家写的稿子行,自己写东西的水平一般。要克服这个问题,在编辑部内部提出要求,规定要采编结合,每年应该有一定数量条目来自编辑的采写。要勇于跨出这一步,向有些知名度高的报刊记者学习,在采访工作中培养编辑的综合协调能力。

  5.在综述、概况和条目标题的提炼上下工夫。多数年鉴存在三个问题,即综述不述、概况不概、条目不精,要解决这个问题的责任在编辑,编辑的水平决定了年鉴的品位。综述和概况这种条目希望撰稿员写好是不太可能的,编辑应该承担起这个归纳总结提炼的任务,既要综全又要述准,述出特色和亮点来。条目的标题就是文章的眼睛,眼睛不亮,再好的条目内容也没有人喜欢看,做好条目标题应该作为编辑下苦功的一个努力方向。

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