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年鉴编纂流程化管理

点击数:28562012-09-30 00:00:00 来源: 中国年鉴网

内容提要:本文较为详细地介绍了《北京教育年鉴》在借鉴现代项目管理方法实现年鉴编纂的流程化设计和管理方面所作的尝试。

    关键词:年鉴编纂;流程化管理 


年鉴是一项任务繁重、工作头绪众多的系统工程,组稿、编辑、总纂、审稿、校对、录入排版等工序环环相扣,交错进行。同时,作为各个年鉴编纂单位的年度项目,其又具有现代项目管理学中认为的项目特性,可以结合项目阶段、项目工作包、项目活动等相关项目管理实践,有效实现年鉴项目的计划、组织、实施、控制和决策,最终完成年鉴的编纂并达到预期的质量目标。

  《北京教育年鉴》是在中共北京市委教育工委、北京市教委领导下,由《北京教育年鉴》编辑部主持编纂的一部大型专业性资料工具书。出版15年来,形成了由编辑部责任编辑、组稿单位年鉴特约编辑、各单位撰稿人组成的稳定的二级组稿队伍,每年有中央驻京教育单位、各区县教委、各级各类学校以及市教委直属直管单位和有关社会团体等相关部门近千人参与年鉴编纂工作,编纂队伍庞大。

  为有效管理年鉴的编纂队伍、合理组织年鉴编纂的各个环节,年鉴编辑部结合年鉴编纂专业实践,积极开展相关理论探索,借鉴现代项目管理方法实现年鉴编纂的流程化设计和管理。

一、 通过项目生命周期概念界定年鉴的流程模块

  现代项目管理学认为:“项目从始到终可以划分成一系列的阶段,这些项目阶段的时限、目标、任务和里程碑等内容构成了一个项目的生命周期。项目生命周期既是对项目的一种描述,也是一种项目管理工具。”从这个概念上理解,项目生命周期的划分是一个项目管理的基础。典型的项目生命周期包含准备、计划、实施与控制、收尾四个阶段,而不同领域的项目,应根据项目所属领域的独特性、项目的具体情况和限制条件做好四个项目阶段的划分,以便能够按照过程管理的办法分阶段地做好项目的管理。

  基于此,针对北京教育年鉴的编纂特点,我们也对该项目进行了生命周期的划分,界定年鉴编纂项目的流程模块。

  首先,根据项目管理“准备阶段”和“计划阶段”内容要求,界定年鉴编纂的“准备阶段”内容,即衔接上卷年鉴的总结收尾工作,并开始新一卷年鉴准备和计划工作。其次,将项目管理中的“收尾阶段”对应年鉴的“收尾付印阶段”;由于一项工作的成败,归纳总结是一个非常重要的环节,查找问题、总结经验,是一项工作进步发展的关键环节,我们将“总结阶段”单独作为一个工作阶段。“总结阶段”在总结上年度工作的同时又计划下年度工作的内容,与“准备阶段”的工作相衔接。这样我们就界定了年鉴编纂项目的生命周期的准备、计划、收尾阶段。而年鉴的组稿、编辑、总纂、校对等环节划归实施与控制阶段。

  二、按照项目范围管理要求梳理项目实施与控制阶段工作

  年鉴编纂过程包含众多工作环节,为了更好地分解任务、统筹安排,我们按照项目范围管理概念分解项目实施与控制阶段进程。

  这里要特别说明的是,项目内部流程范围的划分是在项目外延严格界定的基础上展开的。现代项目管理学认为,项目的范围梳理不清楚,很难进入项目,也很难对项目进行管理。项目范围的界定是下一步开展项目工作分解的依据,也是进行项目时间和项目资源管理的基础之一。而这其中项目范围的梳理既包含项目外延的界定,也包含项目内部过程之间的划分。《北京教育年鉴》作为年度性项目外延比较明确,以“年度年鉴工作会议召开”为时间节点(上年的12月中旬至本年12月中旬),作为一个年鉴编纂年度,界定项目外延。在具体内部流程之间的划分上,根据项目生命周期我们完成项目整体流程中准备阶段、计划阶段、收尾阶段的界定,而该项目的重点和难点在实施与控制阶段进程的范围划分管理上。这就要求我们详细分解实施控制阶段的项目范围和内部流程。

  按照编辑出版相关规范的要求,公开出版的书刊杂志必须坚持三级审稿责任制度、编辑加工制度和三校一读制度才能最终定稿并出版。《北京教育年鉴》作为大型的资料性工具书具有众手成书的特点,这为审稿和编辑工作增添了很多程序和不确定性。针对年鉴的特点,并按照公开出版物相应的要求,年鉴编纂的实施环节应该包括组稿、编辑、总纂、审读、校对、录入排版、美术设计等工作环节。由于组稿工作主要由各组稿单位完成,因此单独作为一个工作阶段。在其他工作阶段划分时,我们以工作最为繁重、工作环节最多的责任编辑的工作任务作为划分标准,将总纂、美术编辑、录入排版等工作按照时间要求穿插于各阶段工作中。

  1.设定以责任编辑的原稿加工为主要工作任务的编辑阶段。在这一阶段,各责任编辑按照年鉴条目体的特殊编纂体例以及《北京教育年鉴》的文字规范要求,修改和规范各单位来稿。《北京教育年鉴》每年来稿约400万字、自查自编稿件约200万字,文字编辑工作量浩大。

  2.设定以审读和无原稿校对为主要工作任务的审校阶段。在这一工作阶段,主编、副主编以及各责任编辑通读编辑稿件,把握年鉴内容的政治性、科学性和系统性,并对稿件内容、结构、文字进行把关。同时,采用“无原稿校对”的操作形式,把校对贯穿于审读阶段工作中,并作为很重要的一项任务目标。在工作流程上,以阶段任务划分清晰的校对工作为时间划分标准,分为两个工作层次,分别是一校(审读)阶段、二校(审读)阶段,完成一、二校工作任务。

  3.设定以文字错误校对为主要工作任务的校对阶段。在这一阶段,各责任编辑完成以文字错误校对为主要目的三校、责任编辑之间完成换校,然后编辑部统一安排使用黑马软件校对(机校)和终校工作任务。工作流程上划分为三校阶段、四校(换校)阶段和终校终审阶段。

  这样,在整个编辑校对阶段,《北京教育年鉴》在完成编辑的同时,采用六个校次保障年鉴质量。这一阶段,工作环节多、持续时间长,我们通过分解工作任务完成了整个年鉴项目实施与控制阶段的流程设计。

  至此,我们就把《北京教育年鉴》编纂工作总体流程划分为七个阶段,即准备阶段、组稿阶段、编辑阶段、审校阶段、校对阶段、收尾付印阶段和总结阶段,其中,审校阶段又划分为:一校(审读)阶段、二校(审读)阶段;校对阶段划分为三校阶段、四校(换校)阶段、终校终审阶段。在七个编纂阶段中,准备阶段、组稿阶段和总结阶段工作对于责任编辑而言工作任务较轻,可以有效协调其他各项工作;编辑阶段、审校阶段、校对阶段和收尾付印阶段年鉴编纂任务最繁重、工作量大,各责任编辑要将工作重心转移至年鉴工作,保障年鉴工作进度的完成。通过梳理年鉴工作任务,可以做到松弛有度,有效协调办公室各项工作任务。这里要特别说明的是,《北京教育年鉴》编纂的各工作环节中,除由各组稿单位完成撰稿和返稿工序外,其他如编辑、审稿、总纂、校对、美术设计、录入排版等工作环节均由年鉴编辑部独立完成,并可以自主调控各工作环节。

三、在年鉴项目阶段范围界定的基础上完成年鉴项目工作分解

项目工作分解实际上是一个对项目范围定义后给出的项目工作范围的进一步细化和分解的项目管理工作,是在项目范围管理中在对工作进行结构分解的基础上完成的。这一工作最重要的内容是对定义出的项目工作范围进行全面的分解,使每个人在年鉴各阶段清楚地知道整个项目这一阶段要干些什么工作和项目这一阶段的可交付物是通过开展哪些工作而生成的。同时,任何项目所属专业领域都有自己的客观规律和人们普遍接受的项目产出物分解方法,必须结合相关领域的规定和要求。

  《北京教育年鉴》编辑部在组织结构上主要包括主编、副主编、责任编辑、各单位特约编辑以及录入排版等人员,因此我们在工作分解中采用项目组织分解结构,在分解项目责任和项目任务的基础上,开展阶段项目组织构成情况和人员工作分工的描述。首先,我们明确各阶段需要完成的“总体工作任务”,规定了这一阶段所需要完成的工作。然后,我们根据总体工作任务的要求,分解各个岗位工作任务,使每个年鉴工作人员能够清晰地看到自己这一阶段需要完成的工作,责任到人。

  例如,在编辑阶段我们将总体工作任务分解为编辑文字、审核内容、规范文字、滚动式返稿、完成文字初稿、设计制作彩色插页(护封)初稿、提请年鉴常务编委会审定初稿。在此基础上,分解各岗位工作任务:主编(副主编)工作包括筛选及调整文字内容、规范文字、审定文字初稿规模和内容、审定彩色插页(护封)初稿、提请年鉴常务编委会审定初稿、统筹调控整体工作、阶段工作评价;责任编辑工作包括根据年鉴编纂规范编辑文字、报送主编(副主编)审核内容和规范文字、滚动式返稿、交排版人员录入排版、填写《〈北京教育年鉴〉阶段工作进度表》、继续催稿;各单位特约编辑工作包括核实年鉴返稿内容、按时反馈编辑部;美术编辑工作包括确定彩色插页(护封)主题、挑选图片、完成初稿、提请年鉴常务编委会审定;排版人员工作任务包括录入排版年鉴文字、完成初稿(一校稿)、制作目录、全书统一出纸质样稿、填写《〈北京教育年鉴〉阶段工作进度表》。

四、通过项目时间管理把握年鉴工作流程进度,高质量完成年鉴编纂工作

  项目时间管理是在整个项目管理中为确保项目按既定的时间得以完成而开展的一项专门的项目管理工作。项目时间管理既包括对项目时点性指标的管理(即进度管理),也包括对项目时期性指标的管理(即工期管理),以此做好项目进度的计划与安排和项目工期的监督与控制等管理工作。

  《北京教育年鉴》的编纂工作时间紧、任务重,在各种资源有限的情况下,做好年鉴的项目进度计划和安排以及监督和管控就显得十分重要。

  1.年鉴编辑部根据以往的年鉴编纂经验,对年鉴编纂过程的时点性指标进行重新设计。我们以“年度年鉴工作会议召开”为时间节点(上年的12月中旬至本年12月中旬)作为一个年鉴编纂年度,将7个阶段工作按照工作性质作为划分标准设置准确的时间段,由上年度准备阶段至本年度准备阶段完成一个年鉴编纂周期,其中,准备阶段既包含总结上年度工作又包含布置下年度工作任务,因此时间有所交叉,即上年11月下旬至12月中旬为本年鉴年度的工作开始,同时,本年11月下旬至12月中旬又为本年度工作的结束和下年度工作的开始。例如:准备阶段时间为:上年11月下旬至12月中旬;组稿阶段时间为:上年12月中旬(年鉴工作会议后)至315日;编辑阶段时间为:316日至715日等。时间界定中,除年度年鉴工作会议无法准确界定时间外,我们对办公室可以掌控的各阶段工作都准确界定时间。

  2.通过项目进度实时填报制度完成对项目时期性指标及工期的管理。在整个年鉴的编纂过程中,从收稿开始,我们设计了年鉴项目的《〈北京教育年鉴〉阶段工作进度表》,进行实时填报,各岗位人员每完成一项工作填报一项,主编(副主编)根据填报情况整体把握,适时召开年鉴进度测评会议,并对每个阶段工作做出评价,从而调控年鉴整体工作进度。

  《北京教育年鉴》编辑部通过项目时间管理来实现项目的控制,定期收集项目进度的实施情况数据,将实际情况与项目进度计划进行比较,分析和给出项目进度计划实施中存在的偏差以及采用纠偏措施。当然,所有项目流程设计以及时间管理方法的采用都是以出版专业中保证质量的审校制度为前提的,也正是在这个前提下,我们在保证工期的同时能够高质量地完成年鉴的编纂任务。

用现代项目管理方法实现年鉴编纂流程化管理只是《北京教育年鉴》编辑部对年鉴开展项目管理的初步尝试,伴随我们对项目管理相关知识体系理解的深入,将在年鉴项目成本、质量、风险、人力资源等方面开展全面的项目管理实践,并切实结合出版专业实践,用专业的技术、方法支撑项目管理活动,最终实现以高效的管理促进《北京教育年鉴》迈上一个新台阶。

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