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务实创新 办好外事年鉴

点击数:13572011-10-30 00:00:00 来源: 中国年鉴网

《浙江外事年鉴》创办于2005年,是全国第一种外事专业年鉴,由浙江省人民政府外事办公室主办,到2010年共正式出版了6本。六年来,和兄弟年鉴一样,《浙江外事年鉴》以科学发展观为指导,从自身实际出发,不断探索创新,努力提高质量,扩大年鉴的影响,取得了一些成绩,在全国和浙江省方志办组织的年鉴编样质量等评比中多次获奖。2009年参加第四届全国年鉴编纂出版质量评比,获得地方专业年鉴综合特等奖,框架结构设计一等奖、条目编写特等奖、装帧设计特等奖。

一、努力创新,如实反映地方外事工作特色

《浙江外事年鉴》的创办,没有可参考的现成经验,也就没有条条框框的束缚,可以从地方外事工作的实际出发,去闯,去试,走出一条具有本专业特色的办刊之路。

2005年第一本《浙江外事年鉴》诞生,构建了初步的框架,确定了大致的内容范围。在此基础上,我们不断总结经验 ,结合实际工作需要,调整年鉴编纂思路,同时吸取了兄弟年鉴的长处,在框架结构、入编内容上逐年有所提高,年年都有新变化,编辑质量和实用效果都有了很大的提高。

年度特色是年鉴的重要特征,专业特色则是年鉴个性的具体体现。以2009年卷年鉴为例,我们在反映外事年鉴的两个“特色”上下了较大的功夫。一是结合外事工作特点反映年度大事。2008年,四川汶川发生了举世震惊的“5·12”大地震,这是中国的年度大事件,地震发生在远离浙江的四川,而且看上去跟“外事”并无直接关系,《浙江外事年鉴》要不要记载?如何记载?我们认为,像这样的年度大事在年鉴中应该有恰当的反映,关键是要找到与“外事”专业的结合点。我们密切关注地震后救援工作的进展情况,努力寻找这个结合点。地震发生后不久,全国人民积极响应党中央、国务院的号召,紧急行动起来,全力以赴支持抗震救灾工作,国际社会也纷纷伸出援手,向灾区人民捐款捐物,有的还派出救援队奔赴灾区。浙江省的外国友好省州的负责人、友好组织、友好人士也纷纷来电、来函,表达对四川大地震遇难者的哀悼、对受灾群众的深切同情和诚挚慰问,并且积极捐款捐物,组织筹集灾区急需的帐篷、药品等物资。其中,浙江的友好省州澳大利亚西澳州向四川地震灾区捐赠100万澳元(约合670万元人民币),是外国友好省州最大一笔捐款。在中国为汶川地震遇难者举行“哀悼日”期间,西澳州政府总理还专程前往中国驻珀斯总领事馆,吊唁四川地震遇难者。在浙的许多外籍人士也迅速开展了捐献和募捐活动。另一方面,全省各级外事部门更是踊跃捐款捐物,缴纳特殊党费,为帮助灾区人民重建家园奉献爱心。在巨灾大难面前,显现出来的这种不分国家、不分民族的爱心使我们深为感动,从中我们也看到了外事年鉴记载汶川大地震这样的年度大事的结合点。于是我们在“特载”中特设了《大爱无疆——抗震救灾特别记录》专文,以实实在在的事实和数据,从浙江外事的角度,记载了国际友好城市、友好人士和全省外事系统干部职工在这场灾难面前显示出来的大爱之心,较好地体现了年度特色和专业特色。二是扩大视野,从更广的角度反映专业特色。《浙江外事年鉴》由省外办主办,但我们以为,她姓“浙江”,应该从全省的角度,反映全省的外事工作,而不是一本放大了的部门工作总结。实际上,浙江全省的涉外活动内容丰富,形式多样,除了官方外事活动之外,还有企业的外事活动以及“民间外交”等。另外,随着中国的改革开放,越来越多的外国人进入中国,国外舆论也十分关注中国,拿我省的义乌市来说,就有来自80多个国家和地区的上万名外商常驻该市。外国人是怎样认识和理解当今中国、怎样看待浙江的改革开放和发展的?在外事年鉴中有这方面的记载,无疑有较好的借鉴和启发作用,也是跳出部门局限、体现“大外事”原则、更好地体现专业特色的有益尝试。因此,我们在2009年卷中增设了“外国人看浙江”栏目,从报纸、刊物和网上收集了21篇文章,其中既有外国媒体对浙江经济社会发展的报道,也有外国政府官员、商人、留学生等在浙江的所见所闻,还有外国人在浙江创业的生动事例,内容比较丰富,可读性比较强。《浙江外事年鉴》大部分栏目采用条目体,但“外国人在浙江”栏目突破框框,不用条目体,大部分文章都经过摘编,内容更紧凑,信息量也相对较大。

2010年,我们进一步拓展年鉴收编内容,重点从大外事的角度,更好地反映浙江经济社会发展的特色。浙江是经济大省,也是民营经济蓬勃发展的特色省份,民营经济总量占了全省生产总值的70%以上,居全国第一。涌现了一大批名牌企业和企业家,这些企业做的是全球生意,对外交住很频繁,但在目前的外事年鉴中还得不到反映。另外,浙江商人已成为中国第一大商帮,为数众多的浙江商人在海外闯荡,许多浙江人在海外求学生活。另外,大专院校也是对外交往的重要平台,许多院校每年有大量的来访、出访和国际学术交流活动;随着改革开放的逐步深入,对外开放度不断提高,来浙江留学的外国学生也越来越多。为此,我们在2010年卷中新设“高校和企业外事”栏目,拓展年鉴内容,充分反映外事工作实际,更好地为党和政府的中心工作服务,为经济社会发展服务。

总之,我们认为,省级专业年鉴要体现专业特色,不能把眼光仅盯着本部门、本单位,而要放眼整个浙江、整个行业,尽可能全面地反映全行业的大事要事,才能更好地体现专业特色,年鉴才有更大的资料价值,从而更好地为经济社会发展服务。

二、创新编辑形式,掌握年鉴编辑的主动权

年鉴的框架结构等一般由编辑部制定,众多作者撰写和提供稿件,编辑部按照已有的框架和条目写作规范等,对来稿进行修改编纂。年鉴每年出一本,总的框架结构一旦确定下来,就基本处于稳定状态,每年可能根据客观形势的发展变化等对框架结构作一些局部调整,一般不会有大的变动。年鉴的这一特点,使得编辑人员容易产生惰性,把编辑任务布置下去了,作者落实了,交稿时间明确了,就只要坐等稿子上门,最多打个电话催一下。另外,年鉴编辑人员活动范围小,对生动、火热的社会生活接触少,对实际情况缺乏了解,视野比较狭窄,思维容易呆板、缺乏主观能动性。编辑对全局的、各行各业的要事、新事心中无数,守株待兔、等米下锅,来什么吃什么,这种情况下年鉴要提高质量、迅速及时全面准确地反映一地一行业的新情况、新变化,反映年度特色,是很难的。如何改变年鉴编辑守株待兔式的工作方法,变被动为主动,变等米下锅为未雨绸缪呢?方法途径有许多,比如编辑人员走出办公室,主动深入实际调查研究,开阔眼界,掌握第一手材料等。我们体会,勤于动手,做好年鉴资料的收集积累工作,也是发挥主观能动性,提高年鉴编辑质量的有效途径之一。

为了掌握年鉴编辑的主动权,我们在主要依靠作者供稿的同时,平时翻阅了大量资料,特别是《浙江日报》、《浙江政报》等省委、省政府的权威报刊,以及外事专业刊物。凡与外事有关的报道和资料,都摘抄或剪下来贴在本子上。通过收集资料,对全省外事工作情况有了总的概念,编辑工作就有了比较明确的方向,比较主动了。在实际工作中,我们采取三个办法;一是对“大事记”、“出访”、“来访”以及部门和市县来稿,凡涉及时间、人名、地名和重要事件,都根据掌握的资料逐一进行核对,结果发现来稿中不少条目的时间、人名、地名等要素与我们掌握的资料有出入。有的是事件发生的时间不一样,如2007年有位省领导率团访问希腊和埃及,外事部门来稿的出访起止时间是823日至92日,而我们掌握的资料是825日至93日,起止时间都不一样,总的出访时间差1天;有的是人名不一样,如日本住友驻中国总代表,部门来稿中其名为“北村信夫”,而《浙江政报》为“北川信夫”;还有的是地名有出入、机构名称不一致,等等。年鉴是历史的记录,真实是年鉴的生命。如果连基本的要素都不准确,年鉴的质量就无从谈起。更何况外交无小事,外事年鉴的编辑工作必须慎之又慎,避免发生失实性、敏感性的错误。对于发现的信息出入,我们及时与作者联系,要求作者核实,直至所发现的出入都得到纠正和统一。二是通过掌握的资料,检视来稿内容是否齐全,有无遗漏的大事。例如我们摘录的资料中有一条:20071128日,嘉兴市入选联合国统筹城乡就业项目城市,全国仅5个城市入选,对嘉兴市而言,这是比较重要的一个涉外事件,但2008年该市来稿中却没有这一内容。经与作者电话联系,作者马上补充发来这一重要条目。有些来稿条目内容不全,一些记载语焉不详,缺乏基本要素,我们就利用掌握的资料对这些条目加以补充,使之更充实、规范。例如,2010年来稿中有个条目,只有60多字,说20092月韩国保宁市文化研究会一行34人来台州松门镇,探访中国明朝的季金将军故里。这位季金将军是什么人?他与松门镇有什么关系?韩国人为什么来探访他的故里?这些读者需要了解的信息文中都没有交代,显然这个条目信息残缺,要素不全。我们根据查到时的资料对条目作了补充,解决了上述疑问,条目显得丰满可读。三是运用积累的资料补白。2008年卷《浙江外事年鉴》共有“相关链接”、“短消息”、“外事史话”、“名词解释”等54条,基本上都是利用手头积累的资料,以“链接”等方式补充的,补充的资料具有知识性,较有可读性,还填补了版面空白。20092010年卷我们运用积累的资料用于“相关链接”、“短消息”、“名词解释”以及补充、纠正来稿信息都超过100条。200820092010年卷《浙江外事年鉴》基本做到了版无空页,页无空行。

这几年,我们提出《浙江外事年鉴》的工作方针是“外树形象,内抓质量”,在年鉴编纂工作中,我们始终把年鉴质量放在第一位。我们打破“三审三校”的常规,每一篇稿件,都经过三个人以上修改、审查,仅校对就达到四五遍,甚至更多。外事年鉴内容政策性强,涉及政治性、敏感性的内容和提法多,对此我们格外谨慎把关,遇到涉及政治性、敏感性的内容和提法,反复推敲,查找权威资料核对,确保不出任何政治性差错。六年来,外事年鉴没有发现政治性差错,文字差错率也逐年下降,2008年卷、2009年卷、2010年卷编辑部抽取部分文字自查,差错率均为零。

三、组稿工作创新,主动发展公共关系

公共关系包含许多方面,作为编辑人员,要主动加强与作者的联系与沟通,与作者建立和谐的工作关系,从而为建立稳定的、高质量的稿件来源渠道打好基础。年鉴姓“年”,一年只编辑出版一次,其作者通常分散在各行各业各部门,一年只提供一次稿件,平时与编辑部几乎没有什么往来,要等到下一本年鉴编纂工作开始,编辑、作者双方才会“再续前缘”,这是年鉴编纂工作的一大特点。编辑与作者之间这种似有似无的松散关系,容易使两者之间感情比较淡薄,客观上会影响到年鉴稿件的质量和按时交稿率。

为了加强与作者的联系与沟通,我们作了一些尝试,努力提高编辑人员的亲和力,同时使编辑、作者之间联系经常化。平时,我们以编稿为平台,主动加强与作者的联系与沟通。在改稿中,遇到不明白不清楚的地方,主动打电话向作者请教;对有疑问的地方,及时与作者沟通,并提出修改意见。编辑部也尽可能地为作者提供力所能及的服务。年鉴作者大都搞文字工作的,他们在公文写作中碰到一些词语、语法、标点符号等方面的问题觉得没有把握时,打电话向编辑部讨教,我们都耐心给予解答。作者有私人方面的问题需要帮忙,编辑也尽可能提供帮助。每到新年,我们就向所有作者寄去有编辑部全体人员亲笔签名的精美贺卡。总之,编辑经常把作者放在心上,作者也常常感觉到年鉴的存在,编辑、作者之间形成了一种常态的互动的和谐关系,双方成了朋友。有的作者有空或乘便会来编辑部坐坐,与编辑聊聊工作,聊聊家长里短的事。编辑在与作者的互动交流中可以了解到许多实际情况,等于是一次不出门的调查研究,对年鉴组稿、编撰工作很有好处。有的作者结婚,特地给编辑部送来喜糖,虽然是小小几盒巧克力,但我们常常感受到了作者对编辑的信任与情谊。

编辑部与作者的联系,不仅仅是在年鉴编辑过程中,在向作者索要稿件时,还要贯穿在全书整个出版过程中。《浙江外事年鉴》每年六月份出版,对外地的作者,我们都寄赠新书。在寄书的同时,我们逐个打电话对作者的支持表示谢意。对杭州的作者,我们不是简单地打个电话让作者来领书,而是逐一上门送书。借送书的机会,一是对作者表示感谢;二是与作者面对面交流,征求作者对年鉴工作的意见,了解他们为年鉴供稿遇到的问题,告知下一年的编辑计划,与他们商讨怎样进一步提高稿件的写作质量。看到编辑部的同志不辞辛苦,捧着沉甸甸的年鉴上门,作者都很感动。送书上门时,除了与作者联系,我们也尽可能地与供稿单位的有关负责人联系沟通,向他们通报年鉴工作情况,宣传年鉴,使他们了解年鉴,取得他们对年鉴工作的支持。

主动走出象牙塔,了解实情,深入实际,密切联系作者、读者,以自己的亲和力编织编辑、作者、读者密不可分的和谐关系之网,为做好年鉴工作奠定了基础。几年来,我们外事年鉴的按时交稿率稳步提高。2008年按时交稿率为72%131日之前交稿);2009年达到75%,比上年提高3个百分点;2010年新增20多名新作者,仍然保持了75%的按时交稿率。“手中有粮,心中不慌”,较高的按时到稿率,为提高编辑质量、缩短出书时间奠定了坚实的基础。几年来,我们做到了在当年的6月份出书,成为全国年度最早出版的年鉴之一。

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