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试论年鉴信息的选取

点击数:39622011-10-20 00:00:00 来源: 中国年鉴网

内容提要:本文从年鉴信息的特点、年鉴信息选取原则、年鉴信息选取的来源标准和加强年鉴信息选取工作研究四个方面来探讨年鉴信息选取工作。提出选取年鉴信息要本着历史原则、全面原则、长远原则和实用原则,要以重要事件为线索、以创新工作为重点、以行业区域特色为标准、以档案真实为基本来选取年鉴信息。同时,要通过加强课题研究、加强法规规章建设、加强业务交流和指导、加强对信息利用的了解等方面推进年鉴信息选取工作。

关键词:年鉴;信息;选取


如何从琐碎、繁杂、无序的信息中挑选出有代表性的、重点突出、反映特色的信息编进年鉴中,使得年鉴成为最有实际使用价值的参考工具书之一,这是参与年鉴编写人员需要认真思考的问题。年鉴编写人员在选取信息的标准上要有统一的把握。

笔者自身所从事的工作——档案工作与年鉴工作有着很密切的联系,多次参与为《北京年鉴》提供相关信息的工作。根据笔者对档案工作的理解、档案工作与年鉴工作的关联,以及编辑年鉴工作的体会,在这里就年鉴信息的选取谈谈笔者的认识和理解。

一、年鉴信息的特点

年鉴信息不是文学创作,也不是公文行文,它有自身的特点。包括:

1.历史性。由于年鉴是基于档案所形成的,所以年鉴信息有着和档案一样的历史性。年鉴信息是人们把需要的档案信息提炼后,按照一定的要求加以集中,用新的、不同于原先档案分类排列的体例重新组合而形成的,或者是以档案为依托,蕴含编辑人员独特的创造性思维而形成的。它是对档案信息加以研究后使比较枯燥的档案记载转化为简明形象的记录过程。可见,年鉴信息具有反映历史事实的特点。

2.真实权威性。年鉴信息从档案信息中衍生出来,各种信息记录都和档案有着同样的性质,都是真实记载,数字、文字表述都是最真实的,也是最具有权威性的内容。

3.重要性。年鉴中所包含的是一系列重要的信息资源,是用数字、文字等对某一事物所做归纳性的描述和记载,对今后的生产生活具有重要的参考作用。由于年鉴信息来源于档案,档案记载与积累下的是对历史的记录,是人们了解过去、研究历史、总结经验的依据,档案中丰富的历史内涵体现了历史与现实之间的重要连接,这也决定了年鉴信息的重要性。

4.服务性。年鉴是工具书的一种,它的服务作用体现在可以作为工作查考之用,回顾总结之用,统计分析之用等方面。

二、年鉴信息选取的原则

选取年鉴信息不是编写人员、供稿人员个人的事,不能随个人的好恶而开展。编写、供稿人员要本着对历史负责、对人民负责的原则高度,要以科学发展的眼光看待年鉴信息选取工作。从宏观上说,年鉴信息选取工作要遵循以下原则:

1.历史原则。年鉴信息的形成与历史发展密切相关,什么历史时期产生什么内容和形式的年鉴信息。当时是怎么活动的,年鉴信息就会怎么记录,要符合历史,融入到当时的历史条件中去,不能脱离当时的历史背景,忽略甚至错误地判断历史价值,将编者自己的思想放到年鉴信息中去。所以,年鉴信息选取要遵循尊重历史原貌、保持真实的原则。

2.全面原则。在信息选取上,要将信息和信息有机联系起来,全面把握社会对信息利用的需求。社会对年鉴的利用需求是多层次、多角度、多方面的。因此,在考虑选取内容时,既要考虑到本单位的需求,也要考虑到社会的需求,既要考虑到当前的需求,也要考虑到长远的需求。概括地说,就是要全面分析,切忌仅仅从本单位、本行业、本地区的某一点需求出发,忽略了全面的原则。

3.长远原则。年鉴信息具有实效性和扩展性的特点,现在有些信息随着时间的推移,可能将来会没有实际用处;现在有些尚未得到利用的信息,也可能在将来会得到利用。因此,判断信息的价值和作用,要用长远的眼光,所以选取年鉴信息也要遵循长远原则。

4.实用原则。年鉴信息收集必须全面、真实之外,还要注意内容概括,讲求实用。不能巨细无遗,将一些细枝末节的信息都收集进年鉴。只有删繁就简,才能使人感到年鉴收录的信息切合实际,真正有价值。年鉴信息的选取要进行精心的研究,认真设计和严格审查,力求体系完整、利用便捷。

三、年鉴信息选取的来源标准

年鉴所包含的信息是海量的。以《北京年鉴》为例,在历年的北京年鉴中,最终出版的各方面信息条数达到数万甚至数十万条,包括各行政区域和行业的各类综合信息。而每个供稿单位都是从自身工作角度出发,从本地区、本行业、本部门的实际情况出发,挖掘并提供大量信息,提供的信息是最终出版的信息量的数倍甚至十数倍。在这样的情况下,年鉴编辑人员如何从众多的信息中最终确定出版信息,笔者认为需遵循如下标准。

1.以重要事件为线索。每年不同地区、不同行业、不同部门的工作重点各不相同,都有自己的工作重心,用年度重要事件为线索串起全年信息入选年鉴是一个易于操作的标准。同时,围绕这些重要事件开展多项配合工作,包括会议布置、明确近期及远期工作任务分解,在基层单位的动员培训,出台相关文件及保障措施,寻求有关单位的配合,具体工作的开展情况,工作成果及经验收获,总结评估等,这些也是可以入选年鉴信息的素材。由重要事件即可将全年的工作基本串联起来,达到信息全面的效果。

以北京市档案工作为例,2006年着重突出档案信息工作,2007年、2008年突出奥运档案工作,2009年突出档案工作为国庆60周年服务以及加强对口支援灾区建设档案工作等方面。以上述这些重要工作为线索,可以选取出大量的年鉴信息素材。

2.以创新工作为重点。每年各行各业自身的基本工作是相类似的,但是针对不同时期的不同情况,年年都有工作的创新点,而这些创新工作也正是一项事业发展的基础,是保证一项事业具有鲜活生命力的基础。各类年鉴要能够反映出事业的创新,经验亮点,工作的前瞻等。在历年最终出版的年鉴信息中,要看得出工作的不同和发展,所以以创新反映工作应是年鉴信息选取的重点。

以档案工作为例,近年来在工作中有很多创新方面都是入选年鉴的重点。档案工作虽然是一项服务性的工作,档案学基础理论发展也不像自然科学、生物科学、信息科学等学科那样迅速。但是作为一门独立的学科,档案学基础理论在近年来也有很多发展,档案工作在实际开展中也有很多创新点值得记载供参考和借鉴。北京市的档案工作在创新方面比较突出,在档案资源建设上,在档案工作理念的发展上,在档案工作宏观指导上,在档案工作具体管理等方面都有在全国档案系统中领先和创新的方面,如民生档案资源的整合和共享,档案管理模式创新,档案部门深入重大活动、重点工程中加强档案管理等,这些都是年鉴需要反映的重点。

3.以行业、区域特色为标准。各行各业都有自身的特点和独特之处,各区域也有所不同。年鉴信息要能够准确地反映出行业特色和区域特色。要以反映特色为年鉴信息的选取标准,这样才能在众多的信息中了解掌握各行业的不同,各地区的差异。这个标准从另一方面说明,年鉴信息特色是存在的标志。

以档案工作为例,档案利用是档案工作一项最具特色的工作,每年将档案利用方面的信息选入年鉴信息中,可以看到整个档案工作的发展,具体可以看出档案利用由单位因公利用向公民因私利用发展,可以看到外国人利用档案数量的不断提高,可以看到公民利用人次的激增,还可以看到公民利用档案的重点的变化等等。由档案利用信息即可看到档案行业区别于其他行业的特色所在。

4.以档案真实为基本。年鉴是档案编研成果的一种,它的内容依靠就是档案。因此,年鉴信息的选取要以档案为基础,保持档案所特有的真实面貌。每个单位在年度内都形成有大量的档案,年鉴信息就是由各个单位上报的信息汇集而成的,这是保证信息真实的最有力的保障。年鉴信息不能由编写人主观臆想、口述而成,那样会造成历史的混淆。所以要遵守档案真实的基本原则来选取年鉴信息,无论是文字叙述,还是数据统计、计量单位、时间、术语等都要源自档案,这样年鉴信息才能经得起历史的检验,年鉴也才能真正成为实用有效的工具书。

四、加强年鉴信息选取工作的研究

笔者通过对年鉴信息的选取和编辑,感觉到把握选取范围是一件需要动脑筋的工作,范围不能过宽,也不能过严。在笔者接触的年鉴信息中发现,很多信息围绕会议、领导人活动而展开,造成信息重复的现象。客观地说,各类会议和领导人的活动是工作的重点,应该列入年鉴信息。但是一个会议,一项领导人活动,很多单位会从不同角度加以选取、加工,而年鉴出版单位的栏目编辑有可能是不同的人,将同一内容的信息在不同篇章中都有所反映,造成了信息重复。同时,也有信息选取过严、信息选取不准确的现象,虽然极为个别,但是也要尽力杜绝。如何进一步做好年鉴信息选取工作,笔者认为要通过以下方面加以提高。

1.加强对选取工作的研究。档案既然是年鉴信息的重要来源,那么作为从档案中选取重要信息编写年鉴的这一工作就值得研究,研究出若干规定和程序,使得年鉴供稿人员选取信息有章可循,特别是对新接手年鉴工作的人员也可以做到心中有数,不至于从浩如烟海的信息中盲目选择,更可以保证年鉴信息的连贯性。

2.加强法规规章建设。为保证年鉴信息的综合全面,需要各个供稿单位的支持与配合,使出版的年鉴信息不缺不漏、不编不造,没有无价值的信息。建议有关部门从法规规章的角度保障年鉴信息选取的真实可靠。

3.加强指导和交流,加强业务争鸣。年鉴工作作为一项专业性比较强的业务工作,和很多工作有着密切的联系,如与档案工作、图书出版工作、标准化工作等,要求供稿单位的相关人员有较强的政策水平、业务知识和文字表达能力、综合判断能力等。而年鉴工作也会随着社会的发展而发展变化,年鉴信息的选取也会有重点和要点要求等等,这些都要求年鉴的相关理论得到不断发展。在当今信息社会环境下,对年鉴信息选取的研究有着更多可以探讨的方面,加强这些方面的指导和交流是非常必要的。同时,也要及时吸取相关行业的理论进步和技术进步,加强业务争鸣,都是对年鉴信息选取工作发展的有力支撑。

4.加强对年鉴信息利用的了解,反过来促进对信息选取的研究。年鉴出版的最终目的是为了使用。使用效果好坏从侧面反映出年鉴信息选取的是否得当,从中获得反馈后,以达到对年鉴信息选取工作加以指导的目的。了解年鉴信息的利用情况可以采取以下三种方式:

一是采取统计报表的形式。对年鉴信息供稿单位下发统一的统计报表,填报上交后由年鉴编辑出版部门进行综合分析,形成关于年鉴利用情况的全面报告。可以包括:哪些是使用最多的信息,哪些信息被二次加工如举办展览、编写文件汇编使用等等内容。也可以以图表、对比、数字等形式进行分析,并将分析报告反馈给供稿单位,从而有利于从源头上对信息选取进行把关。统计年鉴信息利用情况工作是一项比较繁琐的工作,但是得到统计分析报告是对促进年鉴工作改善和发展最直接、最有力的帮助,相关部门可以先易后难、逐步推进。

二是向社会上了解年鉴信息的利用情况。可以尝试向社会媒体调查或者向公众下发问卷的形式,这样既有利于拓宽年鉴的社会利用,又能得到更为广泛的反馈信息,进一步把握年鉴信息的选取工作。

三是通过网络掌握年鉴信息利用情况。例如,《北京年鉴》近年来已全文上网,可以在网络版上及时了解信息利用情况,反过来促进信息选取工作。

总之,年鉴信息的选取是年鉴这种工具书的基石,只有选取好供稿信息,才能编辑出版好高质量的年鉴,才能使得年鉴这种工具书经得起历史的考验。


参考文献:

①李明华主编:《〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉问题解答》,中国档案出版社,2007。

②姜之茂主编:《档案人员上岗必读》,中国档案出版社,2007。


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