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计算机与年鉴编印一体化探索

点击数:26362011-01-23 00:00:00 来源: 中国年鉴网

当前,提高我国年鉴编纂工作的效率和出版质量,充分利用计算机技术实现年鉴编印一体化是发展方向。以下谈一点个人的体会和看法。
一、年鉴编印计算机化的迫切性
年鉴的编纂同一般出版物的不同在于,后者的编写格式和体例固定性小,出版周期和频率低,而年鉴编纂的规范性强、格式相对固定,特别是按年编纂。年鉴的上述特点,为年鉴编印计算机化,创造了一个有利的条件。
计算机有很强的文字和数据处理功能,尤其是对于那些重复性劳动和比较固定的程序更能显示其优越性。一部中型的年鉴,素材大约100万字,成书后大约有50万字左右,而大型年鉴的来稿与定稿之间的文字处理量更是工程浩大。著书是一项艰苦的劳动,是脑力与体力的结合。对于编辑来讲,修改文字、核实数据、规范书写格式,成其初稿、一稿、二稿、定稿,三审六校年复一年地工作,虽有成书的快乐,但付出的更多的是辛劳。盛暑伏案汗流浃背,严冬编稿脚冻手凉,这是编辑人员工作的真实写照。而计算机的引入可以缓解劳动强度,消除重复性的工作,提高整体工作效率。
年鉴的编纂有自身的规律和特点。栏目基本不变,条目相对固定,内容继承性大,每年定期出版,这些都为利用计算机进行编纂打下了基础。从提供素材到编辑出版各环节的工作,都可以利用计算机来进行。一开始稿件就可在计算机中进行编辑,无论修改几稿,都是在同一磁盘上工作,无需重新录入并一稿一稿地校对,在审定、修改中,也同时完成了校对的任务。校对工作既重要,又枯燥,是体现年鉴质量高低的重要标志。以前的手写稿,每修改一次,稿件改动量大,太乱就需要重新抄写,稿子到了印刷厂后还要重新录入排版,随之还带了大量的校对工作。计算机进入年鉴编辑的全程,每一道的工作,都是在原来的基础上进行,没有重复性,无形中也就提高了工作效率和工作质量。
二、总体编写一体化的设想
(1)对素材的处理。一部年鉴的素材来自多个单位,众手而成。年鉴编辑部每年都要对撰稿单位下发提纲。计算机的处理,应该在第一步就进入其中。在年鉴编辑部下发提纲的同时,要求报送素材单位必须交一件与稿件相同内容的计算机磁盘,没有计算机的单位,可交四通打字机磁盘,编辑部进行计算机转换处理。这是第一步,严格执行就给后边的工作带来主动性。
(2)处理素材。交磁盘仅仅是基层单位要做的工作之一。而在此之前,编辑部还要编出年鉴目录的计算机软件,目的是为了将同一栏目的内容做合并同类项的处理,使年鉴的每一个条目,一经过计算机的处理,就能找到自己的位置。在确定位置的同时,也将年鉴的眉标、页码、题目(类目、栏目、条目)等所需写入的内容,按要求自动的加上控制符,变换所需要的字体和字号。将所有单位的磁盘经过计算机处理后,尽管没有经过编辑部的修改,但一部年鉴的框架和内容已经形成。对于企业年鉴来讲,尤其是大的科研院所的和综合性的年鉴,其栏目内容本由众多单位写成,某一栏目下属单位都需要提供,只不过具体内容不同。将各单位在同一类目下的内容进行排序,给其固定的文件名,在提供磁盘时,严格按文件名提出的内容进行编写。
(3)编写。编辑部通过计算机进行归类处理后,各类目、栏目、条目下都进入自己需要的内容。这就减少了整体策划、汇总时间,而这一工作从一开始就进行,更直观,更具有可修改性。编辑在修改过程中,在计算机上按类目进行修改,充分利用计算机的功能,增删、修改、前后移动都十分方便,初稿通过打印机打出来,进行审改,字迹规范、清晰。经审改后,通过计算机改,再出第一稿、第二稿,都在一个稿子上进行修改,直接完成了多次的校对任务,成为定稿后,即将样本交付印刷。

 (4)成书。将计算机磁盘和样本直接交到印刷厂,通过激光照排印刷。这个环节省去了以往书稿到印刷厂后还要进行文稿的重新录入、排版和校对工作。
三、初步的探索
为了实现年鉴的编印计算机化,我们《中国运载火箭技术研究院年鉴》从1990年编写第一本年鉴开始,就提出年鉴编印一体化的设想。首先,在要求基层单位交素材时,一律交计算机磁盘,编辑部人员在计算机上进行修改,充分利用计算机插入、删除、合并、分解、复制等功能进行文字处理。这项工作我们通过几年实践,感到节省了大量的时间,减少了重新录入工作,工作效率提高几倍。
在实现来稿磁盘化的基础上,1994年以来,我们又针对年鉴自身规范性强,栏目、条目相对固定的特点,进一步发挥计算机的功能,对年鉴的编印进行计算机处理。我们编出一套计算机处理软件,根据在年鉴中所处的位置和需要合并、分解的情况,设定各单位、各部分的文件名,各单位交素材时,严格按文件名要求的内容进行编写。磁盘交到编辑部后,统一先上计算机进行处理,不同的素材分别进入设定的位置,一本未经修改的年鉴雏形已经出来。编辑再根据各部分撰写的要求进行文字修改和格式的规范。这样做的好处是,未进行修改工作,框架已先搭成,修改一部分,打印一部分,无需改动后分分、合合很长时间。这也便于掌握整体的文字数量和一部年鉴的宏观布局。
除上述工作外,我们目前正在进行全书计算机软件的探索工作。如《大事记》部分都是所有部分完成后才进行编写。我们可以通过编制软件在编辑工作中将有关的《大事记》内容给定标识符号。在全书其它部分处理完后,经过符号处理,就能将《大事记》的内容按月、日检索集中,无需多费事就可自成一编。还有统计资料部分,是将已在计算机上进行处理过的数据变换成年鉴的格式;而重要文件和规章制度部分则利用档案系统的现成数据再加处理以为年鉴所用。我们想在短时间内来解决这些问题,以使年鉴编印进一步实现计算机化。
年鉴编印计算机一体化是年鉴编印工作的发展方向。这项工作的有效开展,将使年鉴的编纂效率提高,而且编纂水平也将登上一个新台阶,为计算机直接进入工具书的编印领域开辟一条前景广阔的路。愿有更多的同行加入这一行列,解除伏案之劳,进入新的天地。

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